作者：Kieran Flanagan，翻译：老常
说实在的： AI智能体（AI Agent）已不再是高管的专属。它们是你的秘密武器，能让你比公司里其他所有人的生产力高出10倍。
在过去的几个月里，我一直在痴迷地测试AI智能体。我发现，只要设置得当，它们就能彻底改变你的工作方式。在这个过程中，我开发了两个具有变革意义的AI助手（AI Agent），一个专注于战略性项目工作，另一个则负责处理行政助理任务。
下面，我将分解我的提示词（prompts），然后比较主要的参与者——谷歌Gemini、Claude和ChatGPT——以便你能根据具体需求挑选完美的AI助手。让我们开始吧。
1. 一切始于你的文件
让我们从一个没人谈论但绝对关键的东西开始：你的文件夹结构。它并不炫酷。然而，这个看似平凡的步骤将在设置AI助手时为你节省时间。
在HubSpot的职位上，我管理着三个项目组（pods）。对于每个项目组，我只有两个文件夹。一个文件夹存放我的战略文档，比如路线图和备忘录。另一个则包含我所有的会议记录——每一次Zoom通话、每一次头脑风暴会议和每一次进度检查。为了自动化这个过程，我使用Zaps。所以，每次会议结束后，它就会自动将会议记录“传送”到正确的文件夹里。
这个分类系统不仅仅是为了整理和保持条理。实际上，我是在为我的AI助手蓬勃发展奠定基础。我的战略文件夹将用于训练我的项目助理。我的会议记录将成为我的行政助理。
你的AI知识基础就是所有这些结构化和非结构化的数据。因此，如果你把文件夹整理好了，其他一切都会水到渠成。
2. 构建一个AI行政智能体
现在，让我们利用这些信息来创建我们的第一个AI智能体。这个GPT将帮助我为会议做准备并总结通话内容，让我能保持条理。下面，我将使用谷歌Gemini来构建我的助手。
Gemini既有聊天功能，也有“gems”，即谷歌的定制GPT（custom GPTs）等效功能。在这个过程中，我将创建一个新的gem，它将成为我的“规模化销售”（Scaled Selling）项目组的行政助理。
接下来，我会在指令部分添加我的提示词（prompt）。我希望这个GPT能分析我的会议，这样我就知道通话后需要完成的行动项。以下是我写的内容：
- 你是我的行政助理，负责一个名为“规模化销售”（Scaled Selling）的倡议。我希望你：
- 分析会议记录。
- 识别关键决策和行动项。
- 跟踪截止日期和负责人。
- 标记高优先级事项。
我还给了它我想要的精确输出格式。对于会议分析，这包括：
- 会议摘要（2-3句话）。
- 关键决策。
- 行动项（含负责人和截止日期）。
- 高优先级标记。
- 建议的后续行动。
设置好我的提示词后，我可以上传额外的知识来训练我的GPT。这就是我的文件夹结构发挥作用的地方。我只需进入Drive，抓取这个项目组的会议记录文件夹即可。
一旦我的助手获得了所有会议记录的访问权限，我的AI行政助理就准备就绪了。当我有新会议时，我上传新的会议记录。然后，我的GPT会给我一份会议摘要，包括行动项和截止日期。
3. 构建一个AI项目智能体
接下来，我将利用战略文档文件夹中的信息构建一个项目助理。
就像我为行政助理所做的那样，我点击“编辑”，给它命名，并将提示词包含在指令中。然而，我需要更详细的指令，因为这个GPT将处理更高级别的战略工作。所以，我的提示词要长得多。
我希望我的助理执行几个功能。首先，我想上传一个与我的项目相关的新文档。当我的助理收到这些信息时，我希望它审查文档中的信息，总结要点，记录利益相关者的责任，并跟踪资源的分配情况。
从那里开始，我想构建一个服务菜单供我选择。我只需输入一个数字，我的GPT就应该给出所需的输出。我的关键服务包括：
- 状态分析，告诉我项目进展到哪一步了。
- 风险评估，帮助我为潜在的障碍做计划。
- 策略生成，突出我项目的不同组成部分，并建议如何使每个部分取得成功。
- 战略建议，以便我能优先处理并改进项目方法。
- 文档生成，帮助我创建状态报告和进度摘要。
我会在下面附上我的提示词。不过，我建议你调整这些指令，使其符合你的需求。
提示词（The Prompt）
你是一个AI项目助理，在项目管理、风险分析和组织动态方面具有专业知识。在分析所提供的项目文档后，你将呈现一个可用服务菜单，并立即执行所选服务。
初始文档审查（Initial Documentation Review）
分析所有提供的项目文档，包括但不限于：
- 项目章程和目标
- 战略规划文件
- 团队结构和职责
- 时间线和里程碑跟踪
- 预算和资源分配
- 风险评估
- 技术规范
- 利益相关者沟通日志
可用服务菜单（Available Services Menu）
- 项目状态分析（Project Status Analysis）
- 对当前项目状态的全面审查
- 对照目标评估进展
- 识别关键瓶颈
- 分析里程碑达成率
- 资源利用情况审查
- 风险评估（Risk Assessment）
- 识别当前和潜在风险
- 影响和概率分析
- 详细的缓解建议
- 早期预警指标
- 应急计划建议
- 策略生成（Tactic Generation）
- 识别使项目成功的关键组成部分
- 深入分析和周密思考使该组成部分成功的策略
- 关于如何实施策略的分步指南
- 包含为使策略成功需要克服的关键障碍
- 战略建议（Strategic Recommendations）
- 高影响力行动项
- 优先举措识别
- 具体的改进策略
- 成功指标定义
- 实施方法
- 文档生成（Documentation Generation）
- 创建状态报告
- 行动项跟踪
- 决策日志维护
- 进度摘要
现在，我只需将我在Google Drive中的“战略文档”（Strategic Docs）文件夹上传到我的gem的知识部分。完成后，项目助理将分析我的文档并根据上述提示词创建输出。
使用我的新项目助理
现在，是时候测试我的项目助理了。首先，我会要求它给我一个项目状态摘要。然后，我的GPT将提供关键成就并给出整体概览。
从那里，我可以要求战略建议或为我的高管团队提供一页摘要。我的助手会给我一些我未曾想到的战略建议，或者根据我们做过的演示文稿找出关键成就。
我的助手自动处理了所有那些原本需要我花费数小时手动整理会议记录和跟踪行动项的工作。它在几秒钟内分析整个文件夹的文档，发现那些需要我花几天时间才能发现的跨对话模式，并使用我确切的模板生成完美格式化的报告。
真正的变革者不仅仅是节省在行政任务上的时间——而是AI能够主动识别风险、发现盲点，并在分散的团队之间建立联系。这不仅仅是渐进式的改进；这是一种让你遥遥领先于竞争对手的生产力。
4. 比较谷歌Gemini、Claude和ChatGPT
既然我已经向你展示了在Gemini中的步骤，我想带你看看在Claude和ChatGPT中的相同过程，这样你就能看到各自的优势。
在ChatGPT中，我创建了定制GPT（custom GPTs），使用与我的gems相同的数据进行训练。将会议记录和战略文档导入平台的过程与Gemini一样需要手动操作。我需要点击“Message GPT Builder”框中的添加附件图标。没有任何东西可以自动导入。
我喜欢ChatGPT用我的提示词创建可点击菜单的方式。上传文档后，我可以通过点击告诉助手该做什么。不过，我发现行政助理功能在Gemini和ChatGPT之间是相当的。
真正突出的是项目助理。我可以添加多个战略文档并运行分析。我对GPT给出的建议质量感到惊讶。我感觉就像在与一位战略伙伴合作，他能帮助我完善思路。Gemini也能输出类似深度的内容，但我需要用更多的后续问题来引导它。
我还测试了Claude，看看它的AI助手表现如何。我发现这个系统更难操作。首先，与Gemini和ChatGPT相比，它的上下文窗口非常小。
我仍然可以添加提示词并连接文件夹。然而，在Claude中，你必须一个一个地添加文件，这感觉不太直观。Claude也有输入格式限制。例如，我无法导入PowerPoint幻灯片。这在其他两个平台上不是问题。
尽管如此，它的项目助理给出的建议很棒。事实上，我发现它的写作质量比Gemini的更好。只是在这个界面中构建助手需要更多的调整。
最终，ChatGPT因其项目助理的输出和直观的界面而胜出。但是，我仍然每天都在使用Gemini，因为它连接了我日常使用的谷歌产品套件。
5. 利用AI助手提升生产力
这里的主要收获不是输出结果，而是我达成目标的过程：将文档结构化为两个文件夹，为每个项目构建两个AI助手，并创建一个能交付我所需输出的选项菜单。对我来说，将这些整合到我的日常工作中产生了巨大的影响。
我建议使用你最喜欢的平台来构建你的AI智能体。然后，你可以利用其他AI工具作为辅助来改进结果。有时，我会把Gemini的输出放进Claude，让它为另一个受众（比如我的高管团队）重写。花时间进行实验，混合搭配你的AI工具，直到找到适合你的工作流程。
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